البدء من الصفر في كل محادثة أسرع طريقة لجعل المساعد يبدو مبتدئًا. أصبح Charlie الآن يحتفظ بمجموعة صغيرة ومقصودة من المعلومات عن مشاريعك وعن الطريقة التي تحب أن يُنجز بها العمل.
هذه أمور ثابتة: ما الغرض من مشروع، وقرار اتخذته سابقًا، وتفضيل ذكرته مرة ولا ينبغي أن تكرّره. يقرأها Charlie قبل أن يتصرّف، ويضيف إليها بعد أن يكتمل العمل.
أما ما يخصّك أنت شخصيًا فلا يُحفظ إلا بموافقتك.
ما الذي يمكنك فعله الآن
- اذكر تفضيلك مرة واحدة لـ Charlie ليظل ساريًا في المحادثات اللاحقة.
- اطّلع على ما تذكّره Charlie، وصحّح أو احذف أي معلومة غير صحيحة.
- دع Charlie يقترح معلومات جديدة مستخلصة من محادثات أجريتها بالفعل.
- افصل معرفة المشروع عن التفاصيل الشخصية، فالشخصية منها تحتاج إلى موافقتك.
- ابدأ محادثة جديدة دون إعادة شرح ما هو المشروع.
لماذا يهم هذا
تكرار السياق هو التكلفة الخفية للعمل مع مساعد. وهو أيضًا مصدر الأخطاء، لأن النسخة التي تعيد كتابتها نادرًا ما تكون بكامل تفاصيل المرة الأولى.
ذاكرة صغيرة تُراجَع خير من ذاكرة كبيرة لا يثق بها أحد. يبقيها Charlie موجزة عن قصد، وكل ما فيها يمكنك قراءته وتغييره.
أمثلة على سير العمل
- المؤسسون: قاعدة ذكرتها مرة عن طريقة تسعير العروض تسري على كل عرض بعدها.
- تسليم الوكالة: تبدأ محادثة جديدة عن عميل قديم وقيوده معروفة سلفًا.
- العمليات: يظل قرار اتُّخذ في شهر محترمًا بعد ثلاثة أشهر، دون أن يبحث أحد عن المحادثة القديمة.
- التصحيحات: تُحذف معلومة تبيّن خطؤها فتتوقف عن التأثير في العمل اللاحق.
الخطوات القادمة
نعمل على أن يصبح من الأسهل معرفة أي معلومة محفوظة شكّلت نتيجة عمل ما، وتصحيحها في مكانها.